तकनीकी क्रांति ने कागज का स्थान कंप्यूटर स्क्रीन ने ले लिया और पेन-पेंसिल की जगह कंप्यूटर की बोर्ड और माउस नाम के उपकरणों का प्रयोग होने लगा। सूचना विस्फोट ने सूचना और ज्ञान प्रसारण और संग्रहण के लिए कंप्यूटर का प्रयोग अवश्यंभावी कर दिया। अब अगर आपको कुछ लिखना है तो एम एस वर्ड , कुछ गणित संबंधी काम करना है तो एम एस एक्सेल और मेल भेजने के लिए आउटलुक काम करता है। इस प्रकार पूरा एम एस ऑफिस प्रत्येक व्यक्ति की जिंदगी का अपरिहार्य अंग बन गया है।
एम एस ऑफिस क्या है :
माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया एक सॉफ्टवेयर जिसे एम एस ऑफिस कहते हैं, में वर्ड, एक्सेल , एक्सेस, पब्लिशर, पावर पॉइंट, आउटलुक, वन नोट जैसे कार्यक्रम हैं। यह किस तरह से काम करते हैं आइये देखें :
एम एस वर्ड :
एक प्लेन कॉपी की भांति कुछ भी लिखने के काम आता है। इस कार्यक्रम में आप अपनी इच्छित भाषा में कुछ भी लिख, कॉपी, अनुवाद करके कंप्यूटर में स्टोर कर सकते हैं। यह एम एस ऑफिस का आधारभूत कार्यक्रम होता है।
एम एस एक्सेल:
वित्तीय गणना करने और उसके परिणामों को चार्टों के द्वारा दिखाना इस कार्यक्रम के द्वारा ही संभव होता है।
एमएस एक्सेस :
यह एक डेटाबेस कार्यक्रम है जिसमें सूचना को एक डेटाबेस के रूप में संग्रहीत किया जाता है।
एमएस पब्लिशर :
डेस्कटॉप पब्लिशिंग में इस कार्यक्रम का उपयोग किया जाता है।
पावर पॉइंट :
कान्फ्रेंस, सेमिनार आदि में दिखाई जाने वाली प्रेजेंटेशन को इसमें बनाया जाता है।
आउटलुक :
ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए यह कार्यक्रम उपयोग में लाया जाता है।
वन नोट :
किसी भी प्रकार की जानकारी को यह कार्यक्रम लिखते ही स्वयं सेव कर लेता है।
कोई भी व्यक्ति इन सभी कार्यक्रमों की जानकारी प्राप्त करके एमएस ऑफिस विशेषज्ञ बन जाता है । यदि आप एम एस ऑफिस विशेषज्ञ हैं तो आप निम्न प्रकार के कार्य करके अपना कैरियर बना सकते हैं :
प्रारम्भिक स्तर के कार्य :
वह व्यक्ति जो एमएस ऑफिस से संबन्धित मूलभूत कार्य कर सकता है वह किसी भी संस्थान में प्रविष्टि स्तर के पद पर काम कर सकता है। इन पदों पर निम्न प्रकार के कार्य किए जा सकते हैं :
एमएस वर्ड में किसी फाइल को बनाना, सेव , ओपन करना ;
आउटलुक में ईमेल बनाना और भेजना;
एक्सेल में साधारण स्प्रेडशीट बनाना;
किसी भी डोक्यूमेंट का प्रिंट निकालना;
एमएस वर्ड में फॉन्ट बदलना , पेज सेटिंग बदलना;
इन्सर्ट और डिलीट कमांड का प्रयोग;
स्पेल चेकर और ग्रामर चेक का प्रयोग
यह सभी बिलकुल आधारभूत प्रकृति के कार्य हैं।
माध्यमवृति कार्य :
जब आप आधारभूत कामों को थोड़ा विस्तार और एडवांस तरीके से करते हैं तो आप मध्यम प्रवृति पदों के योग्य हो जाते हैं। इन पदों पर निम्न कार्यों के करने की आवश्यकता होती है:
एमएस आउटलुक में मेल मर्ज करना ;
बिजनेस लेटर लिखने के लिए ईमेल लिस्ट तैयार करके मर्ज करना ;
पब्लिशर में पोस्टर्स और दूसरे ग्राफिकल डोक्यूमेंट तैयार करना;
पावर पॉइंट में स्लाइड शो तैयार करना;
एमएस एक्सेल में फॉर्मूला का उपयोग करना;
एमएस एक्सेस का उपयोग करते हुए विभिन्न सूचियों का निर्माण करना;
आउटलूक में एड्रेस बुक तैयार करना और ऑटो रेस्पोंडर तैयार करना ;
उच्च स्तरीय कार्य :
जब आप एमएस ऑफिस के उच्च स्तर के विशेषज्ञ बन जाते हैं तो निम्न कार्यों की अपेक्षा की जाती है :
वन नोट पर काम करना ;
इन्फो पाथ पर पूरी तरह से काम करना
एक विशिष्ट कर्मचारी के रूप में आपको एमएस ऑफिस के सभी कार्यक्रमों में बनाए डोक्यूमेंट्स को इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट करने में दक्षता होनी चाहिए।
एमएस ऑफिस के विशिष्ट ज्ञान के रूप में एमएस एक्सेस का पूर्ण ज्ञान भी शामिल है।
एमएस एक्सेल के सभी फॉर्मूला का सही और पूर्ण ज्ञान;
एमएस वर्ड और एमएस पवार पॉइंट में ग्राफिक प्रेजेंटेशन का पूर्ण और सही ज्ञान ;
इस प्रकार आप एमएस ऑफिस में दक्षता हासिल करके निम्न क्षेत्रों में कार्य कर सकते हैं :
- डेस्क टॉप पब्लिशिंग,
- डेटा एंट्री जॉब
- कंप्यूटर ऑपरेटर
- एकाउंट एसिस्टेंट ;
- एच आर एसिस्टेंट
- प्रेजेंटेशन स्पेशलिस्ट
- डोक्यूमेंट स्पेशलिस्ट;
- एम आई एस एक्ज़ीक्यूटिव ;
